Faktura - allt du behöver veta om fakturor och fakturering

I samarbete med Bokio

‍

‍

Fakturan är i många företag en viktig grundbult för att lyckas. Utan att få betalt för sitt hårda arbete är det inga företag som går runt. Som företagare kan det vara mycket att tänka på, i den här guiden täcker vi allt du behöver veta om fakturor och fakturering. 

‍

‍

Vad är en faktura? 

Vi börjar med det mest grundläggande: vad är egentligen en faktura? Man kan säga att en faktura är ett dokument som skapas av en säljare och skickas till en köpare. När en faktura är betald fungerar den som ett skriftligt bevis för att betalningen har ägt rum. När du gör affärer med andra företag ska alltid en fullständig faktura upprättas. 

‍

Exakt hur en faktura ser ut kan skilja sig lite grann från gång till gång och mellan olika företag, det finns också lite olika typer av fakturor som påverkar dels dess utseende men framför allt dess funktion. 

‍

Som företagare är fakturering en av de vanligaste sätten att ta betalt, att ha bra koll på hur man hanterar fakturor, både hur du skickar dem och hur du betalar dem är viktigt för ditt företags framgång. Om din verksamhet hanterar många fakturor kan ett effektivt faktureringsprogram underlätta och spara mycket tid. 

‍

Vad är det för skillnad mellan faktura och räkning? 

I dagligt tal används ofta orden faktura och räkning omväxlande för att beskriva samma sak. Faktum är att det är precis samma sak: ett skriftligt krav på betalning. 

‍

Som privatperson används ofta begreppet räkning, medan fakturor ofta används från företag till företag. Men räkning och faktura syftar alltså på samma sak. 

‍

Hur ser en faktura ut?

En faktura kan se ut på lite olika sätt, beroende på branschens standarder och dina preferenser. Men det finns vissa saker som en faktura måste innehålla: 

● Säljarens och köparens namn, adress och kontaktuppgifter.

● Fakturanummer och fakturadatum. 

● En beskrivning av varorna eller tjänsterna som har levererats, inklusive kvantitet och pris. 

● Säljarens och köparens momsregistreringsnummer. 

● Det totala beloppet som ska betalas, inklusive moms och andra eventuella avgifter eller rabatter. 

● Betalningsvillkoren, inklusive förfallodatum och accepterade betalningsmetoder. 

● Eventuell ytterligare information som kan vara relevant, till exempel leveransdetaljer, avtalsnummer eller beställningsnummer. 

‍

Om du fakturerar kunder från andra länder kan det tillkomma ytterligare saker att inkludera. Det är vanligt att fakturor skiljer sig åt från varandra både stil- och formmässigt. 

‍

Hur betalar man fakturor? 

Hur man betalar en faktura kan variera från fall till fall beroende på vilken typ av faktura det är och vilken lösning som du betalar med. Oftast framgår det på fakturan hur betalningen är tänkt att ske. 

‍

Ett vanligt sätt att betala fakturor är med hjälp av en direkt banköverföring. Exakt hur du går tillväga kan variera mellan olika banker, och ofta finns flera sätt att betala en faktura. 

‍

På senare år har det kommit mer moderna betalmetoder, exempelvis Swish och Klarna. Många företag erbjuder kunden olika alternativ för att betala fakturan, där kunden själv får bestämma vad som passar bäst. 

‍

I de allra flesta fallen är det relativt självförklarande hur du går tillväga för att betala en faktura.

‍

Bestrida fakturor 

Ibland kan en kund bestrida en faktura, vilket betyder att kunden inte godkänner fakturan. Det kan finnas olika anledningar till att bestrida en faktura. Det skulle kunna handla om att beloppet på fakturan inte överensstämmer med det belopp som avtalats. I något annat fall kan det bero på att tjänsten inte levererade den typ av kvalitet som ni kommit överens om. I ett tredje fall kan priset vara rätt men att fel typ av tjänst eller varor har specificerats. 

‍

Så länge den bestridna fakturan har en relevant grund brukar det vara enkelt att komma fram till en lösning genom att diskutera vad som har gått fel med kunden i fråga. Oftast är det bara att kreditera den gamla fakturan och skicka en kreditfaktura till kunden/företaget. 

‍

Om en kund bestrider en faktura är det bra att spara informationen om gällande fakturor och kommunikationen så att du kan styrka dina argument ifall tvisten skulle behöva involvera hjälp av en tredje part. 

‍

Hur fakturerar man? 

Att skicka fakturor är en viktig del av att driva företag, därför är det viktigt att veta hur man fakturerar sina kunder. Exakt hur du går tillväga för att skicka en faktura varierar lite beroende på om du exempelvis skickar en faktura via ett egenanställningsbolag, via ditt eget företag "manuellt" eller från ett faktureringsprogram. 

‍

Nedan följer en generell guide kring hur du går tillväga för att fakturera: 

‍

● Skapa en faktura 

Använd en fakturamall eller ett faktureringsprogram för att skapa en faktura. Dubbelkolla att all nödvändig information är inkluderad på fakturan.

● Skicka fakturan till kunden 

När du har skapat en faktura är nästa steg att skicka den till kunden. Nuförtiden är det vanligast att skicka fakturor online, eftersom det kräver mindre administrativt arbete och är tidseffektivare. 

● Följ upp betalningen 

Registrera när tiden för att betala fakturan löper ut. Om kunden inte har

betalat innan dess förfallodatum så ska du skicka en påminnelse. Om kunden ändå inte betalar får du titta på eventuella åtgärder för att få in pengarna, detta är dock en väldigt sällsynt situation. 

● Registrera betalningen 

När du har mottagit betalningen är det dags för att registrera den i din bokföring och arkivera fakturan. Om du använder Bokio Företagskonto matchas inbetalningen ihop med fakturan av sig själv och bokförs automatiskt. 

‍

Fakturamall 

För någon som aldrig har skickat någon faktura tidigare kan det vara till stor hjälp att få en färdig mall att utgå från. Då får du mycket hjälp på vägen och behöver inte skapa fakturan från grunden. 

‍

Att ha en färdig fakturamall gör inte bara att du slipper känna dig osäker på om du har med allt innehåll på fakturan, den kan också spara dig mycket tid genom att bara ändra detaljerna varje gång du skickar en ny faktura. 

‍

Det finns en rad olika fakturamallar att tillgå på internet, innan du använder någon så är det viktigt att säkerställa att det är ett trovärdigt företag som står bakom och att fakturamallen innehåller allt som du behöver för att fakturera dina kunder. 

‍

Alla företag är skyldiga att bokföra sina affärshändelser, vilket betyder att du måste ha ett bokföringsprogram till ditt företag. Många bokföringssystem har integrerade faktureringsfunktioner, vilket gör att du inte behöver ha ett enskilt system för fakturering och bokföring. Ytterligare en fördel med att fakturera från ditt bokföringsprogram är att din fakturor integreras direkt till din bokföring. 

‍

Kan man fakturera utan företag? 

Ja, du behöver inte starta ett eget företag för att skicka fakturor. Numera finns det en mängd så kallade egenanställningsföretag på marknaden, vars affärsmodell går ut på att du skickar fakturor via dem i utbyte mot en avgift.

‍

Egenanställningsföretag agerar helt enkelt mellanhand åt dig och den kund som du fakturerar. I samband med faktureringen betalar egenanställningsföretag in skatter och sociala avgifter för din räkning. 

‍

Det ska dock nämnas att om du planerar att fakturera på regelbunden basis, så är det betydligt mer förmånligt att starta eget företag och fakturera den vägen istället. 

‍

Förutom att du slipper betala en avgift på varje faktura finns det många fördelar med att driva företag, exempelvis möjligheten till att göra avdrag på utrustning och möjlighet att plocka ut lågbeskattad utdelning (om du har aktiebolag). 

‍

Fakturaköp 

Fakturaköp, även kallat factoring, är en ekonomisk tjänst som innebär att en tredje part köper ett företags fakturor. Eftersom kredittiden på en faktura oftast är 30 dagar betyder det att företaget ligger ute med pengar under den här perioden. 

‍

För att undvika detta kan du sälja din faktura genom fakturaköp, då får du betalt direkt samtidigt som det företaget som köper fakturan ansvarar för att få in betalningen från kunden. Detta görs i utbyte mot en avgift som ofta motsvarar ett par procent av fakturans belopp. 

‍

Fakturaköp kan vara särskilt användbart för företag med långa betalningstider eller som upplever tillfälliga likviditetsproblem. Det kan också vara en lösning för små och växande företag som behöver extra kapital för att finansiera expansion. 

‍

Betalningsvillkor på fakturor 

Betalningsvillkoren på en faktura omfattar de regler och villkor som bestämmer hur och när en kund ska betala fakturan. Det är upp till säljaren att bestämma vilka dessa är, utifrån de juridiska ramar som finns. Det är viktigt att betalningsvillkoren kommuniceras tydligt på fakturan. 

‍

Vanliga betalningsvillkor inkluderar bland annat:

‍

Betalningsmetoder 

Olika företag accepterar olika betalningsmetoder. Banköverföring, Swish eller kortbetalning med Visa eller Mastercard är ofta förekommande betalningsmetoder. 

‍

Dröjsmålsränta 

Det är viktigt att det tydligt framgår vad som händer ifall mottagaren inte betalar fakturan inom de angivna tidsramen. Vilka betalningsvillkor du väljer att ha för ditt företag kan få effekter för hur dina kunder upplever att göra affärer med dig. 

‍

Om du har lång kredittid kan det vara något som är lockande för kunden, samtidigt som det innebär en större finansiell risk för dig. Åt det motsatta hållet är en kort kredittid bra för din likviditet, men det kan kännas stressigt för kunden. 

‍

Förfallodatum 

Förfallodatumet på en faktura är det datum då betalningen ska vara säljaren tillhanda. Det betyder att om du har betalat en faktura på förfallodagen med en betallösning som tar en bankdag kommer betalningen bli försenad. 

‍

Förfallodatumet brukar oftast finnas högt upp på fakturan och kan formuleras på lite olika sätt, exempelvis: "betalning oss tillhanda" eller "förfallodag". 

‍

Hur många dagar kunden har på sig att betala fakturan kan variera. Det vanligaste är att kunden har 30 dagar på sig att betala från dess att han eller hon har beställt en vara eller tjänst. Just 30 dagar är dock inte lagstadgat och det kan förekomma både kortare och längre kredittid (den tid det är mellan faktureringstillfället och betalningstillfället). 

‍

Olika typer av fakturor 

I den här guiden har vi än så länge bara pratat övergripande om fakturor, men faktum är att det finns många olika typer av fakturor. Alla har gemensamt att de syftar till att inbringa en betalning från en kund, men där tar också likheterna slut. Nedan går vi igenom olika typer av fakturor. 

‍

A conto faktura

En a conto faktura är en typ av faktura som delas upp under ett projekts gång. Man kan se det som en sorts delbetalning i förskott, och kan vara fördelaktigt vid projekt som löper under lång tidsperiod eller innefattar stora summor pengar. 

‍

Proformafaktura 

En proformafaktura är en relativt ovanlig typ av faktura och till skillnad från vanliga fakturor så är inte syftet med en proformafaktura att få betalt. En proformafaktura används som ett formellt dokument för att förtälja vad innehållet i ett paket är vid exportsammanhang. 

‍

Om du exempelvis skickar en gåva eller ett kundprov till en kund utomlands fungerar proformafaktura som ett underlag för vad paketet innehåller, vilket kan underlätta vid tullärenden. Men proformafakturan är alltså inte juridiskt bindande för att begära en betalning. 

‍

Kreditfaktura 

En kreditfaktura används för att rätta till en felaktig tidigare skickad faktura. Det kan behövas om kunden exempelvis har betalat en faktura för att sedan inse att det var något fel med varan eller tjänsten. Exempelvis att priset inte stämde, att fel vara levererats eller att tjänsten inte motsvarade de avtalade villkoren. 

‍

En kreditfaktura går ibland under benämningarna omvänd faktura, minusfaktura eller kreditnota. 

‍

RUT-/ROT-faktura 

Om du utför tjänster som faller in under RUT- eller ROT-ramverket ska du reducera beloppet på fakturan, för att sedan få sista delen av arbetets intäkt utbetalt av Skatteverket. I Bokio finns stöd för att skicka fakturor med RUT- och ROT-avdrag. 

‍

E-faktura 

En e-faktura är en elektronisk faktura som är integrerad direkt in i olika affärssystem, bland annat i bokföringsprogram. Om du i vanliga fall skickar fakturor med PDF behöver du ägna manuellt arbete för att administrera fakturan, en e-faktura däremot hanteras helt elektroniskt och registreras direkt i din mottagares ekonomisystem eller bank.

‍

Självfaktura 

I normalfallet är det säljaren som skapar och skickar en faktura till kunden. En självfaktura däremot innebär motsatsen – nämligen att kunden själv upprättar en faktura till sig själv fast i säljarens namn. En självfaktura kallas även för omvänd faktura. 

‍

Detta kan vara en bra lösning om du är en konsult som regelbundet fakturerar samma kund, eftersom du själv har bra koll på tidrapporteringen och på så sätt fakturerar rätt antal timmar. 

‍

Trots att det är kunden som skapar fakturorna är det alltid säljaren som har det yttersta ansvaret över dem. 

‍

Förenklad faktura 

En förenklad faktura är en faktura som inte har lika omfattande krav på vad den ska innehålla som en vanligt faktura. Information om när fakturan utfärdades, vem säljaren är, vilka varor eller tjänster som har sålts och momsen som ska betalas måste dock alltid vara med, även på en förenklad faktura. 

‍

Fakturera med Bokio 

Fakturering kan vara lite krångligt, men med Bokio blir det enkelt. När du fakturerar på samma ställe som du bokför slipper du hålla reda på vilka fakturor som har blivit betalda eller inte manuellt. Bokio håller koll åt dig, och bokför betalningen automatiskt så fort en faktura har blivit betald. 

‍

Läs mer om fakturering i Bokio